Výhody digitalizácie procesov pri práci s rôznymi druhmi formulárov

Práca a manipulácia s papierovými formulármi so sebou prináša viacero nevýhod. Papierové formuláre sú náročné na uskladnenie, môžu sa ľahko stratiť a ich tlač stojí nemalé finančné prostriedky.

Navyše pri nesprávnom vyplnení dochádza k spomaleniu procesov a vytvára prekážky pri toku informácií a dát, ktoré sú pre komunikáciu medzi užívateľmi, súkromnými podnikmi, ale aj orgánmi verejnej správy dôležité. Zber dát, prípadne iné procesné funkcionality tvoria integrálnu súčasť rôznych portálov. Najmä vo verejnom sektore sa môžeme stretnúť s webovými aplikáciami, ktoré sú doslova preplnené rôznymi elektronickými formulármi.  

Našťastie existuje odpoveď na problém s formulármi, a to jeho digitalizácia.

Potreba flexibilne reagovať na zmeny, upravovať existujúce riešenia, prípadne nasadzovať nové verzie býva častokrát obmedzená kapacitami a rôznymi bezpečnostnými rizikami pre už spracované dáta. Zachytávanie údajov a dát prostredníctvom vstupných formulárov je nevyhnutnou praxou najmä v odvetviach, ako je zdravotníctvo, výroba alebo distribúcia. Príliš veľa formulárov je stále papierových a neexistuje jednoduchý a univerzálny spôsob ako ich vyplniť. Preto častokrát prichádza k chybám, ktoré sú dôsledkom ľudského zlyhania, zadaniu nesprávneho typu údajov, prípadne nastane situácia, že jednotlivé polia formulárov zostanú úplne prázdne, čoho výsledkom je nepoužiteľný formulár.

Vieme, že podniky, ale aj orgány verejnej správy preto potrebujú flexibilné a spoľahlivé riešenie, ktoré im zjednoduší prácu s elektronickými formulármi a ktoré bude „user friendly“ bez nutnej znalosti kódu, schopné dynamicky reagovať na zmeny a aktívne zbierať a vyhodnocovať definované dáta.

Postupná digitalizácia procesov pri manipulácií a práci s jednotlivými druhmi formulárov musí byť zameraná na komplexnú správu, jednoduchý dizajn, úpravu a publikáciu rôznych druhov formulárov vrátane potrebnej implementácie na rôznych identity providerov, systémy verejnej správy, alebo súkromnej sféry (rôzne druhy IAM, SAML2 a podobne). S dôrazom na zachovanie nízkych nákladov a vysokú miery flexibility musí ísť o portálové riešenia, ktoré môžu byť nasaditeľné samostatne, prostredníctvom cloudu, ale aj on premise a v zmysle prístupových oprávnení a následnej autentifikácie poskytnúť užívateľom rôznu úroveň oprávnení. Samozrejmosťou by mala byť mailová a sms notifikácia konkrétnych parametrov prípadne žiadostí o vyplnenie, úpravu a podobne.

Súčasťou moderného portálového riešenia v oblasti práce a manipulácie s formulármi by mala byť aj aplikácia, ktorá slúži na vyhodnocovanie zapísaných dát v reálnom čase na základe vopred predpripravených dátových modelov. Aplikácia je schopná vizualizovať výsledky ako aj poskytovať aktívne informácie o procese vyplnenia. Dáta je možné kombinovať s akoukoľvek ďalšou databázou s cieľom komparácie a korelácie výstupov. Digitalizácia v oblasti práce a manipulácie s formulármi musí priniesť užívateľom, ale aj prevádzkovateľom flexibilné, dostupné a užívateľsky prívetivé riešenie, ktoré bude možné prispôsobiť špecifickým potrebám jednotlivých zákazníkov.

Aké výhody má digitalizácia procesov s formulármi?

Zjednodušenie správy formulárov

Moderné portálové riešenie môže nahradiť zastaralý podnikový softvér, prípadne firemné kartotéky a umožní urýchlenie zberu dát a informácií a zjednodušenie komunikácie.

Užívateľská prívetivosť

Jednoduché a prehľadné prostredie pre tvorcov formulárov, ako aj pre užívateľov, ktorí s formulármi pracujú.

Responzívne portálové riešenie

Podpora mobilných zariadení pre zobrazovanie aj vypĺňanie formulárov. Systém rozpozná na akom zariadení sa obsah momentálne zobrazuje a aká je šírka jeho displeja a podľa toho prispôsobí svoj obsah, vďaka čomu je zobrazenie vždy prehľadné zrozumiteľné a estetické.

Bezpečnosť

Pokročilá client server technológia zabezpečuje nemožnosť zmeny údajov počas odosielania formulárov a zaručuje jednoduchú napojiteľnosť na identity providerov.

Škálovateľnosť

Podľa individuálnych potrieb zákazníka.

Zlepšenie zberu dát a údajov

Množstvo rôznych formulárov a ich náročnosť má za následok chybné vyplnenie zo strany užívateľov, čo spôsobuje zbytočné naťahovanie procesu komunikácie a zberu dát medzi užívateľmi, súkromnými podnikmi ale aj orgánmi verejnej správy. Na odstránenie týchto nedostatkov je možné v procese digitalizácie rôznych druhov formulárov nastaviť parametre tak, aby boli formuláre vždy vyplnené správne a to implementáciou povinných polí, prípadne začlenením ovládacích prvkov, ktoré budú obmedzovať polia pre určité položky.

Zaujala vás možnosť efektívnejšie digitalizovať procesy vo vašej spoločnosti? Prečítajte si viac o našom produkte Aureus forms alebo sa neváhajte obrátiť na našich odborníkov. Zavolajte nám alebo napíšte a veľmi radi vám navrhneme najlepšie riešenie pre vašu spoločnosť.